Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch in dynamischen Situationen den Überblick und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch?

Wenn Sie außerdem gerne Verantwortung übernehmen, vorausschauend denken und Freude daran haben, internationale Abläufe mitzugestalten, dann könnte diese Position genau das Richtige für Sie sein!


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Executive Assistant & Office Management (m/w/d)

Ihre Aufgaben

  • Als vertrauensvolle Schnittstelle unterstützen Sie die Geschäftsführung bzw. das Management im operativen Tagesgeschäft und sorgen für reibungslose Abläufe auf höchstem professionellem Niveau.
  • Sie übernehmen die eigenständige Organisation und Koordination komplexer Termine, Meetings und interner Abstimmungsprozesse und behalten dabei Prioritäten, Fristen und Deadlines stets im Blick.
  • Die professionelle Korrespondenz sowie die Erstellung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, Berichten und Schriftsätzen in deutscher und englischer Sprache liegen in Ihrem Verantwortungsbereich.
  • Sie führen und pflegen Akten, Mandate und vertrauliche Unterlagen mit höchster Sorgfalt und gewährleisten ein strukturiertes Dokumenten- und Informationsmanagement.
  • Darüber hinaus unterstützen Sie bei administrativen und kaufmännischen Prozessen, beispielsweise bei der Zeiterfassung, Rechnungsprüfung und Rechnungsstellung.
  • Mit Ihrem Organisationstalent stellen Sie sicher, dass Informationen zielgerichtet aufbereitet, Prozesse effizient gesteuert und Aufgaben zuverlässig nachverfolgt werden.

Ihr Profil

  • Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fremdsprachenkorrespondent/in, Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation.
  • Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf Management-, Bereichsleitungs- oder Geschäftsführungsebene zeichnet Sie aus.
  • Idealerweise konnten Sie bereits Erfahrung in einer Kanzlei, einer Professional-Services-Umgebung oder einem internationalen Unternehmensumfeld sammeln.
  • Der sichere Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen ist für Sie selbstverständlich; insbesondere bei der Erstellung professioneller Präsentationen und Dokumente überzeugen Sie durch Qualität und Genauigkeit.
  • Sie kommunizieren souverän auf Deutsch und Englisch und bewegen sich sicher in einem internationalen Geschäftsumfeld.
  • Eine ausgeprägte Serviceorientierung, organisatorisches Geschick sowie ein hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Eigeninitiative runden Ihr Profil ab.
  • Sie arbeiten strukturiert, vorausschauend und mit einem ausgeprägten Qualitätsanspruch und verstehen es, auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick zu behalten.

Ihre Vorteile

  • 30 Urlaubstage, Deutschlandticket & unbefristetes Arbeitsverhältnis
  • Weiterbildungsmöglichkeiten & regelmäßige Team-Events
  • Home Office Möglichkeit
  • Modernes Büro in zentraler Lage
  • Flexible Arbeitszeiten und zeitgemäße Arbeitsmodelle

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Katharina Gundlach
bewerbung-bom@dis-ag.com
DIS AG Germany