Sekretariat / Sachbearbeitung Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (m/w/d)

Kurzinfo

Bei der Stadt Hildesheim sind im Fachbereich Personal und Organisation zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stellen

Sekretariat der Fachbereichsleitung (m/w/d)

Sachbearbeitung Verwaltungsaufgaben im Personalwesen (m/w/d)

- Entgeltgruppe 6 TVöD -

in Teilzeit zu besetzen. Die Stellen umfassen insgesamt 58,5 Wochenstunden und sollen mit drei Teilzeitkräften mit jeweils 19,5 Wochenstunden besetzt werden. Flexible und praktikable Arbeitszeitmodelle stimmen wir gerne gemeinsam mit Ihnen ab. Dabei wird die Bereitschaft vorausgesetzt, die Arbeitszeit nach Absprache auch in den Nachmittagsstunden zu erbringen.

Unsere Mitarbeitenden erbringen für die Menschen in unserer Stadt sowie die ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Die Stadt Hildesheim zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet ein breites Aufgabenspektrum, wie Wirt­schaft und Kul­tur, Stadt­pla­nung und Stadt­ent­wick­lung, So­zi­a­les und Ju­gend, öf­fent­li­che Si­cher­heit und Ord­nung.

Der Fachbereich Personal und Organisation versteht sich als moderner und kundenorientierter Dienstleister für die Mitarbeitenden der Stadt Hildesheim und all diejenigen, die es werden wollen. Der Fachbereich Personal und Organisation gliedert sich in zwei Bereiche. Der Bereich Personal (11.1) ist für das Recruiting, die Personalwirtschaft und –abrechnung sowie die Personalentwicklung und Ausbildung zuständig. Der Bereich Organisation und E-Government (11.2) befasst sich mit den Themen E-Government, der Organisation, dem Projektmanagement sowie dem Arbeitsschutz.

Die Stelle Sekretariat ist der Fachbereichsleitung zugeordnet, die Stelle Sachbearbeitung Anreizsysteme und administrative Verwaltungsaufgaben ist dem Bereich Personal zugeordnet.

Diese Aufgaben erwarten Sie bei uns:

• Sekretariat der Fachbereichsleitung:
  • Organisation und Koordination von Terminen, Fristen und Besprechungen für die Fachbereichsleitung
  • Unterstützung der Fachbereichsleitung im operativen Tagesgeschäft 
  • Bearbeitung von Postein- und ausgängen, E-Mails sowie Pflege von Akten und Dokumenten im DMS
  • Erstellung und Pflege von Tabellen, Listen und Veröffentlichungen im Intranet/CMS
  • Bearbeitung administrativer Vorgänge von Krank-, Schaden- und Unfallmeldungen, bei Ein- und Austritten von Mitarbeitenden sowie im Zusammenhang mit Bildschirmarbeitsplatzbrillen und der Heilfürsorge
  • Bearbeitung und Pflege der elektronischen Zeitwirtschaft, insbesondere Erfassung und Nachbearbeitung von Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Zeitprofilen sowie Pflege von Benutzer- und Stammdaten
  • Organisation und Verwaltung von Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen für Erst- und Brandschutzhelfende einschließlich Terminmanagement, Datenpflege, Bescheinigungswesen und Kommunikation mit externen Anbietern
  • Koordination arbeitsmedizinischer Untersuchungen einschließlich Terminorganisation, Datenpflege, Rechnungsbearbeitung und Kommunikation mit  Mitarbeitenden
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie allgemeine Organisationsaufgaben im Fachbereich
• Sachbearbeitung Verwaltungsaufgaben im Personalwesen:
  • Bearbeitung und Verwaltung städtischer Anreizsysteme (z. B. Hansefit, JobRad, Jobticket) einschließlich Beratung der Mitarbeitenden, Antrags- und Kündigungsbearbeitung sowie Pflege der Fachverfahren
  • Unterstützung des Rechnungswesens durch Fertigung von Anordnungen bei Anträgen, Änderungen und Kündigungen
  • Bearbeitung besonderer Vertrags- und Versicherungsangelegenheiten im Rahmen des JobRad-Leasings
  • Organisation und Bearbeitung administrativer Verwaltungsaufgaben, insbesondere Einladungsmanagement für Sammel-, Ehrungs- und Begrüßungstermine
  • Erstellung und Verwaltung von Dienstausweisen einschließlich Datenpflege und Schriftverkehr
  • Organisation und Koordination des Zukunftstages einschließlich interner und externer Kommunikation, Bewerbungsmanagement sowie Betreuung der teilnehmenden Organisationseinheiten und Schulen
  • Koordination administrativer Verfahren im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM), insbesondere Auswertung von Fehlzeitenlisten, Erstellung und Versand von Einladungen, Erfassung von Rückmeldungen und Gesprächsabschlüssen sowie Terminierung von BEM-Gesprächsrunden

Für weitere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen Frau Meckeler -Bereichsleitung Personal-, Tel.: 05121 301-1212 gerne zur Verfügung.

Ihr fachliches Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r bzw. abgeschlossener Angestelltenlehrgang I oder Befähigung für den mittleren allgemeinen Verwaltungsdienst
• Vorliegen der Voraussetzungen nach Nr. 7, Absatz 5a) der Anlage 1 - Entgeltordnung zum TVÖD (VKA)
• Alternativ kann die Besetzung der Stelle auch mit einer erfahrenen Verwaltungs- oder Bürokraft erfolgen, die eine kaufmännische Ausbildung/Studium abgeschlossen hat. Eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement ist dabei besonders vorteilhaft 

• Kenntnisse allgemeiner Verwaltungsabläufe und organisatorischer Prozesse
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Fähigkeit zur Anwendung und Pflege digitaler Fachverfahren, Datenbanken, DMS- und CMS-Systeme
• Kenntnisse im Datenschutz und im vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten
• Grundkenntnisse im Rechnungswesen sowie Verständnis administrativer Personalprozesse von Vorteil

Das bringen Sie persönlich mit:

• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Fähigkeit, mehrere Vorgänge parallel zu koordinieren und Fristen sicher einzuhalten
• Freundliches, sicheres und serviceorientiertes Auftreten
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Diskretion und Vertraulichkeit, insbesondere bei sensiblen Personalangelegenheiten
• Hohe Verantwortungsbereitschaft und Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit sowie kooperative Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Organisationseinheiten
• Belastbarkeit und Flexibilität auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen
• Eigeninitiative sowie lösungsorientiertes Denken und Handeln
• Sicherer Umgang mit digitalen Kommunikations- und Verwaltungssystemen

Wir bieten Ihnen:

• Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, wie z.B. Firmenfitness im Hansefitverbund sowie Fahrrad-Leasing
• Möglichkeit der Nutzung eines Jobtickets für einen nachhaltigen Arbeitsweg sowie in der Freizeit
• Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Homeoffice für einen optimalen Ausgleich von Job, Familie und Freizeit
• Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur gezielten Weiterentwicklung der eigenen Fach- und Personalkompetenz
• Interessante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie vielfältige Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersversorgung und leistungsorientierte Bezahlung für Tarifbeschäftigte sowie eine Jahressonderzahlung

Die Stadt Hildesheim strebt an, dass sich die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Verwaltung abbildet. Wir erkennen damit Vielfalt als Teil unserer Unternehmenskultur an. Unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung und Identität, Geschlecht oder Behinderung heißen wir alle Personen, die sich für eine Tätigkeit bei uns interessieren und uns voranbringen möchten, herzlich willkommen. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.

Im Hinblick auf die Ziele des Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) wird angestrebt, in allen Bereichen und Positionen Unterrepräsentanzen abzubauen. Daher sind Bewerbungen von Männern mit den vorstehend genannten Qualifikationen besonders erwünscht.

Schwerbehinderte Menschen sowie ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen besonders berücksichtigt. Dies setzt voraus, dass Sie eine bestehende Schwerbehinderung oder Gleichstellung in Ihrer Bewerbung angeben und einen entsprechenden Nachweis beifügen.

Haben Sie Interesse und möchten Teil unseres Teams werden?

Dann bewerben Sie sich mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen einschließlich Motivations- oder Bewerbungsschreiben sowie Zeugnissen bis zum 07.06.2026 über die Schaltfläche "Jetzt bewerben".

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Für Auskünfte zum Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Wittig im Bereich Personal unter der Telefonnummer 05121 301-1244 zur Verfügung.