Sekretariat Fachbereichsleitung (m/w/d)

- Entgeltgruppe 6 TVöD -

in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Std. zu besetzen. Wir kommen gerne mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch.

Unsere Mitarbeitenden erbringen für die Menschen in unserer Stadt sowie die ansässigen Unternehmen wichtige Dienstleistungen des öffentlichen Lebens. Die Stadt Hildesheim zählt zu den größten öffentlichen Arbeitgebern in der Region und bietet ein breites Aufgabenspektrum, wie Wirt­schaft und Kul­tur, Stadt­pla­nung und Stadt­ent­wick­lung, So­zi­a­les und Ju­gend, öf­fent­li­che Si­cher­heit und Ord­nung.

Die ausgeschriebene Stelle ist dem Fachbereich Soziales zugeordnet.

Der Fachbereich Soziales hat das Ziel, Menschen in ganz unterschiedlichen Lebenssituationen gezielt zu unterstützen und ggfs. zu fördern. Der Fachbereich gliedert sich in die vier Bereiche: Allgemeine Aufgaben, Flüchtlinge und Wohnungslosenhilfe (50.1); Teilhabe und Rehabilitation (50.2); Pflege, Heimaufsicht und Bildungspaket (50.3) und Grundsicherung (50.4), in denen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter um die soziale Sicherung in der Stadt Hildesheim kümmern.

Diese Aufgaben erwarten Sie bei uns:

• Eigenverantwortliches Führen und Organisieren des Vorzimmers
• Posteingang und -ausgang, Betreuung der elektronischen Postfächer
• Eigenständige Terminkoordination
• Organisation, Begleitung und Protokollführung von Besprechungen, Workshops, Tagungen, Arbeitskreisen, Inhouse
• Erledigen von Schreibarbeiten, einschließlich Erstellen von Tabellen und Listen mit Excel
• Vorbereitung von Präsentationen in PowerPoint
• Bearbeitung der Zeiterfassung für den Fachbereich, Bearbeitung von Krankmeldungen
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und Fachliteratur
• Erstellung, Zusammenfassung und Gestaltung von Berichten, Präsentationen, Stellungnahmen usw.
• Rechnungsbearbeitung und Budgetüberwachung
• Mitwirkung bei der Pflege des Intra- und Internetauftritts des Fachbereichs (zum Beispiel Aktualisierungen vornehmen, neue Beiträge einpflegen)
• Zugriffsprofile der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der OE für IT–Anwendungen beantragen und pflegen

Für weitere Informationen zum Aufgabengebiet steht Ihnen die Fachbereichsleitung Herr Möhle unter der Telefonnummer 05121-301-4201 gerne zur Verfügung.

Ihr fachliches Profil:

• Abgeschlossene verwaltende oder kaufmännische Berufsausbildung, in der für die o.g. Tätigkeit erforderliche Kenntnisse vermittelt werden

Das bringen Sie persönlich mit:

• Zuverlässigkeit, Selbstständigkeit und Verschwiegenheit
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Verbindliches, freundliches und sicheres Auftreten
• Engagierte, verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise
• Professioneller Umgang mit MS-Office-Programmen, E-Mail– und Terminverwaltungsanwendungen
• Gute Umgangsformen

Wir bieten Ihnen:

• Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung, wie z.B. Firmenfitness im Hansefitverbund sowie Fahrrad-Leasing
• Möglichkeit der Nutzung eines Jobtickets für einen nachhaltigen Arbeitsweg sowie in der Freizeit
• Flexible Arbeitszeitmodelle inkl. Homeoffice für einen optimalen Ausgleich von Job, Familie und Freizeit
• Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten zur gezielten Weiterentwicklung der eigenen Fach- und Personalkompetenz
• Interessante und abwechslungsreiche Aufgaben sowie vielfältige Austausch- und Vernetzungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersversorgung und leistungsorientierte Bezahlung für Tarifbeschäftigte sowie eine Jahressonderzahlung