Customer Support Representative (m/w/d)
(befristet auf 1 Jahr)

Aufgaben:

Als Customer Support Representative II bearbeiten Sie Kundenaufträge eigenverantwortlich und sorgen für eine effiziente, termingerechte und fehlerfreie Auftragsabwicklung. Sie bearbeiten komplexe Kundenanliegen, arbeiten eng mit internen Teams zusammen und leisten durch Ihre Unterstützung neuer Teammitglieder sowie die kontinuierliche Optimierung von Prozessen einen wichtigen Beitrag zu hoher Kundenzufriedenheit und operativer Exzellenz.

 

Auftragsbearbeitung und -management:

• Kundenaufträge erfassen, prüfen und bearbeiten, einschließlich aller relevanten Daten wie Produkte, Mengen, Preise, Rabatte, Verfügbarkeit und Lieferanweisungen sowie Priorisierung nach Dringlichkeit und Komplexität.
• Kundeninteraktionen und auftragsbezogene Dokumente, einschließlich Rechnungen, im Order-Manage­ment-System bearbeiten und dokumentieren.
• Rücksendungen, Umtauschvorgänge und Rückstände bearbeiten und dabei eine korrekte, vollständige Dokumentation sowie die Einhaltung interner Richtlinien sicherstellen.

 

Kundenkommunikation:

• Kundenanfragen zum Auftragsstatus, zur Produktverfügbarkeit, zu Lieferterminen und weiteren auftrags­bezogenen Themen per Telefon und E-Mail bearbeiten.
• Kunden proaktiv über Auftragsstatus, Versand, Liefertermine, Verzögerungen und Änderungen informieren sowie eine transparente Kommunikation sicherstellen.

 

Zusammenarbeit mit internen Teams:

• Enge Zusammenarbeit mit Logistik, Finance, Vertrieb, sowie Quality- und Produktteams zur Sicherstellung einer reibungslosen, termingerechten und korrekten Auftragsabwicklung.
• Unterstützung bei der Klärung von Abweichungen, Sonderanfragen, Produktproblemen und Retouren sowie Bereitstellung relevanter Auftrags- und Produktinformationen.

 

Problemlösung:

• Komplexe auftragsbezogene Anliegen, Reklamationen und Lieferprobleme analysieren, bearbeiten und kundenorientiert lösen.
• Komplexe Fälle an die zuständigen Fachbereiche oder den zuständigen Manager eskalieren sowie Opti­mierungspotenziale erkennen und zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse beitragen.

 

Prozessverbesserung:

• Auftragsbearbeitungsprozesse analysieren, Optimierungspotenziale identifizieren und Maßnahmen zur Steigerung von Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit entwickeln und umsetzen.
• Mit funktionsübergreifenden Teams sowie der IT zusammenarbeiten, um Order-Management-Prozesse und Systeme kontinuierlich zu optimieren und die Auftragsbearbeitung nachhaltig zu verbessern.
• Bei der Erstellung von Berichten zu Kundenfeedback unterstützen und Erkenntnisse zur kontinuierlichen Verbesserung mit dem Team teilen.