Wir sind ein technologiegetriebenes Start-up an der Schnittstelle von künstlicher Intelligenz, Softwareentwicklung und Gesundheitswesen. Unsere Mission: Die Versorgung von Patient:innen mithilfe smarter, digitaler Lösungen nachhaltig verbessern. Unser interdisziplinäres Team vereint medizinisches Know-how mit technischer Exzellenz – und arbeitet dynamisch und mit echtem Impact.
Deine Rolle
Als Administrative Specialist sorgst du für reibungslose administrative und organisatorische Abläufe in unserem Unternehmen. Du unterstützt Geschäftsführung und Team, indem du administrative Prozesse koordinierst, buchhalterische und HR-relevante Unterlagen verwaltest sowie den Büroalltag organisierst.
Mitarbeiter Administration & Office Management / Administrative Specialist (m/w/d)
Ort: Leipzig | Start: Ab sofort, 01.07.2026
Deine Aufgaben
HR / Lohn (20%)
- Unterstützung bei der monatlichen Aufbereitung der Abrechnungsdaten
- Erstellung und Vorbereitung von Arbeitsverträgen und weiteren HR-Dokumenten
- Koordination des Onboardings neuer Mitarbeiter:innen für einen reibungslosen Einstieg
- Pflege und Organisation von Personalakten und HR-Unterlagen
Buchhaltung (30%)
- Vorbereitende Monatsabrechnung und Belegerfassung
- Prüfung und Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Zahlungsverkehrsmanagement
Office Management (20%)
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung und des Managements
- Koordination von Terminen, Meetings und organisatorischen Themen sowie Vorbereitung der zugehörigen Dokumente
- Sicherstellung eines gut organisierten und voll funktionsfähigen Büros inklusive Verwaltung von Büromaterial
- Koordination mit externen Dienstleistern
Sonstiges / Projektaufgaben (30%)
- Aktive Gestaltung und kontinuierliche Verbesserung (interner) Prozesse
- Erstellung und Pflege von Dokumentationen
- Übernahme allgemeiner organisatorischer Aufgaben
Was du mitbringst
- Mind. 5 Jahre Berufserfahrung in ähnlicher Position
- Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
- Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Starke Kommunikationsfähigkeit (in Deutsch und idealerweise auch Englisch)
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
- Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten
- Organisationstalent und Multitasking-Fähigkeit
- Du wohnst in oder nahe Leipzig und hast Lust, 2–3 Tage pro Woche vor Ort zu arbeiten
Was dich erwartet
- Ein hochmotiviertes, interdisziplinäres Team mit echter Vision
- Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblick in alle Unternehmensbereiche
- Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege, echtes Miteinander
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice (bis zu 2 Tage die Woche)
- Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung
- Die Möglichkeit, administrative Strukturen und Prozesse von Anfang an aktiv mitzugestalten
- Persönliches Wachstum mit Entwicklungsmöglichkeiten im Zuge des anstehenden Unternehmenswachstums