Die Gemeinde Gräfelfing ist mit rund 14.000 Einwohnern im Landkreis München gelegen. Als zukunfts­orientierte Verwaltung sind wir modern, bürger- und mitarbeiternah.

 

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Team der zentralen Dienste im Hauptamt eine engagierte

 

Assistenz für das Vorzimmer des 1. Bürgermeisters (m/w/d)

in Voll- oder Teilzeit (mind. 35 Std.)

Ihre Aufgaben

  • Terminkoordination für den 1. Bürgermeister
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben (u. a. E-Mail, Schriftverkehr, Wiedervorlagen, Tele­fon, zentrale Postbearbeitung, digitale und analoge Ablage)
  • Sitzungsdienst vor allem für den Gemeinde­rat – ca. 12 x im Jahr (u. a. Jahres-Sitzungs­planung, Erstellung der Sitzungsunterlagen, Sitzungsladung, Protokollerstellung, Ver­öf­fent­lichung, Bearbeitung von Fraktions­an­trägen & Gremienanfragen) unter Anwen­dung des Sitzungsprogramms more rubin
  • Koordination von Ehrungen, Jubiläen, Aus­zeich­nungen und Glückwünschen
  • Mitwirkung bei der Organisation und Durch­führung von Veranstaltungen
  • Vertretung des Vorzimmers der Geschäfts­leitung

Ihr Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), des Beschäftigtenlehrgangs | bzw. zum Kauf­mann für Bürokommunikation (m/w/d) oder Vergleichbares
  • Berufserfahrung idealerweise in einer Vor­zim­mer­tätigkeit und in den o. g. Aufgaben­bereichen
  • Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise als ausgeprägtes Organisationstalent
  • Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Verschwiegen­heit und Loyalität
  • Verbindliches, lösungs- und service­orien­tiertes Auftreten, Bürgerfreundlichkeit sowie gute Ausdrucks- und Kommunikations­fähig­keit in Wort und Schrift
  • Sehr gute EDV-Kenntnisse idealerweise auch mit more rubin bzw. die Bereitschaft, sich in das Sitzungsdienstprogramm und Rats­informationssystem einzuarbeiten (more rubin)
  • Zeitliche Flexibilität und Bereitschaft zur Arbeit auch in den Abendstunden (Sitzungs­dienst)

Wir bieten

  • Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit für und mit dem 1. Bürgermeister in einem motivierten Team und angenehmen Arbeitsumfeld
  • Leistungsgerechte Vergütung bis Entgeltgruppe 8 TVöD
  • Monatliche Arbeitsmarktzulage (bis ca. 730 €) sowie Großraumzulage München (270 €)
  • Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie eine leistungsorientierte Bezahlung nach § 18 TVöD
  • Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge mit der Möglichkeit zur freiwilligen Aufstockung
  • Gleitende Arbeitszeit mit großzügigen individuellen Zeitmodellen
  • Einen krisensicheren und modernen Arbeitsplatz mit hochwertiger IT-Ausstattung
  • Optimale Verkehrsanbindungen an der S6 – Gräfelfing und der A 96 sowie ausreichend kosten­freie Parkmöglichkeiten
  • Sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Gesundheitsförderungsmaßnahmen wie z. B. den EGYM Wellpass

 

Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach den tarifrechtlichen Bestimmungen je nach Qualifikation, Berufserfahrung und übertragener Tätigkeit.